Как организовать рабочее время: упорядочиваем свою жизнь

Как организовать рабочее время

Если ты знаешь, как организовать рабочее время, ты избавишься в своей жизни от постоянных дедлайнов, ночных бдений над срочной работой и хронической усталости. А это значит, что ты можешь найти время для себя, любимой, и уйти спокойно в отпуск.

Если сверхурочная работа в офисе стала неотъемлемой частью твоей беспокойной жизни, и тебе приходится отказаться от очередного отпуска, чтобы управиться со своей работой, то ты, скорее всего, не умеешь организовать свое рабочее время. Выход в подобной ситуации только один – жесткое планирование рабочего времени. Самое первое и главное, что необходимо тебе сделать, это составить полный список своих задач и необходимых для их выполнения действий. А для этого нужно завести ежедневник.

Жизнь без плана невозможна

Глобальные планы на текущий год – это стратегические цели. План на ближайший год можно разбить на промежуточные планы – на квартальные и месячные, – которые помогут справиться с годичными – «эпохальными» – проектами. Если квартальные проекты еще больше раздробить по месяцам на более простые задачи и в конце текущего квартала сверять, все ли запланированное выполнено, то даже самая сложная задача перестанет казаться невыполнимой. Это не голословные утверждения, а хорошо известный в работе бизнес-тренеров прием, который называется «Съешь слона по частям». Он предлагает составлять планы на неделю, исходя из месячного объема работ.

В соответствии с этой методикой выполнение самых трудоемких задач планируй на начало недели, пока ты после выходных бодра, отлично себя чувствуешь и полна сил. Кроме того, если при выполнении этих задач у тебя возникнут непредвиденные сложности, ты будешь иметь в запасе еще пару дней. Большое значение имеет план на день, который лучше составить накануне, перед концом рабочего дня. Это позволит тебе с утра приняться за самое сложное задание. Дав себе с вечера установку на его выполнение, с утра ты будешь готова рьяно взяться за него. Если же не подготовить себя к этой необходимости, ты можешь долго «раскачиваться» из-за подсознательного нежелания браться за сложную работу.

Отделяем зерна от плевел, или что важнее

Теперь следует распределить задачи, запланированные на день, по степени важности. Ты, конечно, можешь возразить, что все запланировать просто невозможно, потому что всегда случается что-то непредвиденное: может позвонить новый клиент, или начальник подбрасывает срочное задание, или коллега просит помочь. И тогда четкий, с такой любовью выстроенный план рушится, как карточный домик. Чтобы этого не случилось, специалисты предлагают планировать только часть своего рабочего времени – 60-80%, а оставшееся время включить в планы для решения вот таких неожиданных задач. При этом не забывай обязательно сортировать ворох тех заданий, которые неожиданно сваливаются на твою голову.

Важным и срочным заданиям, само собой разумеется, нужно уделить время в первую очередь. Зачастую работников заваливают заданиями, которые, по словам начальства, нужно было выполнить еще вчера, а на деле они вполне могут подождать пару дней. Поэтому для того, чтобы избежать завала от таких заданий, дотошно уточни у начальника, сколько времени он может выделить на выполнение каждого конкретного поручения. При этом не стесняйся упереть в разговоре на вопрос, как соотнести новое задание с предыдущими. Возможно, разобравшись в ситуации, начальство передаст «горящее» задание другому сотруднику, менее занятому. Если же это невозможно, быть может тогда шеф даст тебе пару дополнительных дней для работы над этим вопросом.

Скорее всего, над тобой дамокловым мечом висят несколько несрочных, но важных заданий. Например, ты у тебя никак не доходят руки до того, чтобы перенести записанные в разных записных книжках или на листочках контакты в общий файл на компьютере. Или уже которую неделю ты собираешься разобраться с архивами, а руки все никак не доходят. Заставь себя один раз упорядочить все отложенное на потом, выделив на это в конце недели пару часов, потому что это существенно облегчит твою дальнейшую жизнь и позволит снять нервное напряжение от мыслей о невыполненной работе.

Сказка о потерянном времени

Заставь себя несколько дней проследить буквально поминутно, куда уходит твое время. Сфокусировавшись на этом, ты будешь поражена, сколько времени забирают перекуры или поиски нужной бумаги в завалах документов. Ты воочию убедишься, что твои слабости и вредные привычки, как например, излишняя общительность или рассеянность, являются самыми главными пожирателями твоего полезного времени. Для того, чтобы справиться с этими похитителями, приучи себя к определенным навыкам:

  • Научись говорить: «Нет!» При этом никто не говорит, что не нужно никому помогать. Конечно, нужно! Но только в том случае, если это не мешает выполнять тебе прямые обязанности.
  • Не начинай рабочий день с перекуров или праздной болтовни с коллегами. Ты уже убедилась, как засасывает это болото. Как говорится: «Делу – время, потехе – час». Все сплетни, беседы, разговоры о вечном – в обеденный перерыв.
  • Отключи «ВКонтакте», «Одноклассников» и «аську»! Коммуникации в Интернете съедают массу рабочего времени. Если по ходу твоей работы ICQ тебе все-таки необходима, заведи в контакт-листе «рабочую» группу и в рабочее время общайся только в ней, поставив во всех остальных иконку «занята».
  • Приведи в порядок рабочий стол, чтобы не тратить время на поиски нужных документов. Чтобы тебе не приходилось каждый раз снова и снова разбирать на столе завалы, заведи привычку в конце рабочего дня наводить порядок на столе: рассортируй скопившиеся документы и оставь под рукой только самые срочные и важные бумаги. Остальные рассортируй по ящикам, пластиковым ячейкам и папкам в удобном для тебя порядке.
  • Отдыхай в течение рабочего дня правильно. Не нужно впадать в крайности, вкалывая целый день, не разгибая спины и не позволяя себе расслабиться. Это тоже неправильно. Самыми эффективными будут короткие перерывы через каждые час полтора. Возьми себе за правило: если у тебя сидячая работа, то отдыхай на ногах – пройдись по кабинету или коридорам, выйди на пару минут на свежий воздух, сделай легкую зарядку.

В отпуск со спокойной совестью

Чтобы последние дни перед отпуском не стали сплошной нервотрепкой, а сам отпуск не прерывали неожиданные звонки из офиса с требованием немедленно выйти на работу и дорешать незаконченные вопросы, заверши все свои дела заранее. А для этого:

  • За месяц до отпуска составь список всех дел, которые нужно завершить, причем первыми выполни самые сложные и важные.
  • За пару недель до отпуска напомни о нем своему начальнику, чтобы он не нагрузил тебя перед отпуском сложным и срочным заданием.
  • Узнай, кто будет во время отпуска замещать тебя, и полностью введи коллегу в курс дела. Оставь на всякий случай свой контактный телефон, по которому тебя всегда можно будет найти, но при этом объясни, чтобы во время отпуска тебя не беспокоили по пустякам.
  • За пару дней до отпуска предупреди всех своих клиентов и партнеров, что ты будешь отсутствовать до такого-то числа, и обязательно сообщи им, кто тебя будет замещать во время отпуска.

Как видишь, не так уж много нужно сделать, чтобы привести свои дела в порядок и избавиться от вечных авралов. И тогда вопрос, как организовать рабочее время, чтобы все успеть, отпадет сам собой.

Related posts:

Написать ответ